Ultieme Content Marketing Gids - Deel 4

Als je ondertussen al alle voorgaande blogs gelezen hebt in deze reeks, dan ben je duidelijk on a content marketing roll: een content strategie uitwerken, met al die sappige content ideeën op de proppen komen. Hoog tijd om je ideeën te organiseren en in te plannen met een overzichtelijke content kalender. Alle 6.357 ideeën, juist ja. 🙄

Overweldigd door de vele ideeën die je hebt bedacht? Weet je niet waar je je blanco excelleke moet beginnen invullen? Geen zorgen: in deze blogpost ontdek je hoe je je content kunt structureren en inplannen.

‘Plan your work & work your plan’ is je nieuwe mantra!

Deze post maakt deel uit van de Ultieme Content Marketing Gids. Yep, ik geloof dat content marketing zo belangrijk is dat het een eigen epische Gids verdient waarin alle relevante info gebundeld wordt. Zéker nu het internet bulkt van – vaak tegenstrijdige – info. Good luck finding what you’re looking for in there!

Ik maakte deze Gids trouwens in samenwerking met Salesflare, een simpele CRM voor kleine B2B-bedrijven. Toffe gasten, al zeg ik het zelf.

Wat is een content kalender?

Een content kalender (ook wel eens "marketing kalender", "blog kalender” of "sociale media kalender" genoemd) is een instrument om wekelijks, maandelijks of jaarlijks al je content te plannen en te organiseren.

Meestal ziet het eruit als een visuele workflow (in alle kleuren van de regenboog, als je een beetje op mij lijkt).

Het helpt je het overzicht behouden over topics, content types, kanalen, teamleden en - last but not least - deadlines.

Een content kalender neemt meestal één van drie vormen aan:

Papieren kalender. Voor die ouderwetse liefhebbers van alles wat met papier te maken heeft. 🗓
Spreadsheet. Als excel jouw jam is, kan een spreadsheet een bijzonder makkelijke (en goedkope) manier zijn om je content te organiseren.
App. Van project management tools zoals Asana of Trello tot op maat gemaakte content management tools zoals CoSchedule of Smarterqueue: er zijn belachelijk veel apps die je kunt gebruiken als content kalenders.

Plakken er ontelbare post-its met willekeurige ideeën en kriebels op de rand van je computerscherm? Hmm, geen content kalender, vrees ik. #sorrynotsorry

*Content kalenders zijn er in alle soorten, maten en vormen: het is belangrijk om er een te kiezen die aan je specifieke behoeften voldoet.*

Waar je even over moet nadenken voordat je een content kalender kiest

Ervaar je al lichte keuzestress over wat voor soort kalender je best kiest? 😱

Laat me wat druk van de FOMO-ketel halen door een zeer geruststellende suggestie te doen: het hangt ervan af. (Daarmee begon mijn juridisch advies vroeger ook altijd - moehaha!)

“Heb je ook nog iets nuttigs bij te dragen, Meier?”, hoor ik je denken.

Zeer zeker. Hier zijn een paar punten om te overwegen voordat je aan je content-kalender-avontuur begint:

Hoeveel kanalen beheer je? Is het gewoon een blog en een Facebook-pagina? Of promoot je consequent je content op een breed scala van media en platformen?
Hoe vaak publiceer je content? Post je dagelijks? Meerdere keren per dag? Misschien maar één keer per week? Probeer het in kaart te brengen. Dit zal je helpen om te bepalen hoe je je content kalender het beste kunt organiseren.
Creëer je meer dan één type content? Upload je podcasts naar iTunes en publiceer je tegelijkertijd artikels op je blog? Dan moet je content kalender een onderscheid kunnen maken tussen beide formats.
Gebruik jij je content kalender alleen of deel je het met een heel team? Misschien heb je een systeem dat voor jou heel logisch is, maar zodra je begint samen te werken aan content, moet het ook voor anderen logisch in elkaar zitten. De beste content kalenders helpen jou en je team om je inspanningen te stroomlijnen.
Wat is je content proces? Hoe complex is het? Hoe lang is je content pipeline? Is er een uit de kluiten gewassen bewerkings-, herzienings- of goedkeuringsproces dat elk stuk content doorloopt? Zorg ervoor dat je agenda onderscheid kan maken tussen soortgelijke opdrachten die zich in verschillende stadia van de creatie bevinden.

Maar wacht eens een secondje…

“Waarom heb ik eigenlijk feitelijk een content kalender nodig?”

Ik weet dat je je in dit stadium misschien afvraagt: "Waarom kan ik niet elke dag een nieuw idee kiezen uit mijn eindeloze lijst van content ideeën en gewoon zien wat dat geeft? Is er geen plaats voor spontaneïteit?".

Het inplannen van je content aan de hand van een content kalender in plaats van een "ik-doe-maar wat-strategie" heeft een boel voordelen:

*Overweeg je een “ik-doe-maar-wat-strategie"? Niet doen. Organiseer je, maak een content kalender en ga op je doelen af!*

Je bewaart het overzicht. Blogberichten, social posts, e-mail nieuwsbrieven, podcasts, video's - wat je ook aan het maken bent, je ziet het allemaal samen op één plek.
Sneller deadlines halen en jezelf (en je team) accountable houden. Zorg dat je content op tijd klaar is, zodat je niet op het laatste moment nog even je content bijeen moet schrapen (want we weten allemaal hoe goed dat meestal uitpakt, juist ja).
Voer je content strategie uit. Dat kan niet als je zomaar wat willekeurige postjes publiceert. Een kalender houdt je content-trein keurig op de rails.
Hou je publiek betrokken en voorkom dat je het steeds over hetzelfde hebt of bepaalde onderwerpen onderbelicht.
Zorg dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Informeer je team over wat, waar en wanneer er gepubliceerd wordt en vermijd onaangename verrassingen of - stel je voor 😱 - dubbel werk.
Vind gaten in je content. Met een planner krijg je sneller in de gaten als een bepaald thema te weinig aandacht krijgt. En nog op tijd om alles keurig klaar te zetten ook.
Plan verder vooruit. Véél verder. Het gebruik van een content kalender maakt het gemakkelijker om je toekomstige inspanningen in te plannen. Een week, een maand of hoe ver je ook vooruit wilt plannen. Het voelt gewoon ongelooflijk comfortabel om achterover te kunnen leunen, te ontspannen en te kijken hoe je content het werk doet.

En dan nog dit.

Hoe dierbaar je reputatie als spontane creatieveling ook is, je weet diep van binnen dat er betere manieren van werken zijn dan met 20 open tabs in je browser, een handvol handgeschreven velletjes met losse ideeën en een half miljard post-its.

Zonder plan verspil je vroeg of laat tijd én verkwansel je je kansen op succes.

Je content kalender invullen in 8 eenvoudige stappen

Genoeg gefilosofeerd - tijd voor staalharde actie!

1. Begin met een content audit

Er wordt veel aandacht besteed aan het creëren van nieuwe content. Te veel, als je het mij vraagt. Slimme content creators maken ook slim gebruik van de content die ze al hébben.

Nee, je hoeft niet voor al je content van nul te beginnen.

Kijk in plaats daarvan eens naar de hopen waardevolle content die stof liggen te vergaren op je harde schijf. Begin met het inventariseren van al je bestaande content en bekijk wat je in de content (re)mix kunt stoppen.

Denk niet alleen aan de voor de hand liggende bronnen zoals bestaande blogs, maar graaf een beetje dieper.

Verzamel white papers, rapporten, data, research, notities van vergaderingen of opleidingen, (hand)boeken, slideshows en presentaties. Vraag teamleden wat ze nog in hun (virtuele) kasten hebben liggen. Je zal verrast zijn wat je kunt verzamelen.

Bekijk of de content die je inplant, nood heeft aan opfrissing of vernieuwing. Kijk ook eens welke content het in het verleden goed heeft gedaan en wat voor soort content je concurrenten posten.

2. Doe ook een audit van je content kanalen

Terwijl je je content controleert, kan je ook een kijkje nemen naar je huidige inspanningen op elk platform of kanaal.

Enkele vragen om jezelf te stellen:

Welke platformen gebruik je?
Welke platformen presteren het best?
Moet je ze op al die kanalen blijven publiceren?
Hoeveel keer per dag post je momenteel op elk platform?
Wat zijn de doelstellingen voor elk platform?
Wie is verantwoordelijk voor elk kanaal?

Allemaal nuttige informatie om op te nemen in je content kalender, vooral als je in een team werkt.

Tip: Denk eraan dat je content moet afstemmen op elk platform en zijn unieke publiek. Doe nooit zomaar copy/paste zonder je posts aan te passen aan de specifieke vereisten en kenmerken van het platform. Waar je bij Instagram bijvoorbeeld naar hartenlust gebruik kunt maken van hashtags, is dat op Facebook veel minder het geval. Om maar iets te zeggen.

3. What’s the frequency?

Vraag het niet alleen aan Kenneth. Door je audit grondig te doen, heb je een duidelijk beeld van hoe vaak je momenteel post. Zal dat het plan zijn going forward? Of moet je je inspanningen opvoeren?

Hoe dan ook, je postfrequentie zal bepalen hoeveel slots je per kanaal of platform moet open laten. Zorg ervoor dat je ruimte hebt voor zowel je wekelijkse blogs of podcasts als je dagelijkse berichten op Facebook of je tweets.

*Doe je huiswerk voordat je je content kalender maakt: waar ga je posten? En hoe vaak?*

4. Verzin categorieën voor je content

Je content in categorieën indelen heeft behoorlijk wat voordelen.

Het zal je niet alleen helpen om bij te houden van wat voor soort content het meeste bereik en de meeste betrokkenheid creëert, het zal het ook makkelijker maken om je content fris en gevarieerd te houden voor je doelpubliek.

Je kan zelf bepalen welke soorten categorieën het meest zinvol zijn.

Eén optie is om het op te delen in mediums of types content, zoals video's, blogberichten, tutorials, infographics, Instagram-stories, etc.
Een andere optie is om content te categoriseren volgens de aard van de content, d.w.z. eigen content, user generated, gesponsord, promo-posts, enz.
Ik hou er persoonlijk van om content ook in inhoudelijke thema's in te delen - dit helpt om te zien of mijn content mix alle thema's bevat die ik de revue wil zien passeren. Sommige van de labels die ik voor mijn eigen content gebruik zijn: conversion copy, storytelling, bloggen, content marketing, e-mailmarketing, freelance life en fun.

Wat je ook kiest, zorg ervoor dat de labels beschrijvend en daadwerkelijk nuttig zijn (hoewel het enige tijd kan duren eer je dat doorhebt). Je kan ook meer dan één label gebruiken, bijvoorbeeld "blogpost" + "content marketing" + "gesponsord".

5. Zet een content database op

Een content database is, nou ja, precies zoals het klinkt: een centrale plek om alle content op te slaan waaruit je kunt putten bij het invullen van je content kalender. Het kan zo simpel zijn als een (set van) spreadsheet(s), of je kunt een app als Asana of Evernote gebruiken.

Zorg ervoor dat je voor elk stuk content in elk geval het volgende toevoegt:

Titel
Soort content (blogbericht, video, infographic…)
Link
Vervaldatum (of indicatie dat het evergreen content is)
Afbeelding
Categorie
Ik raad aan om ruimte te voorzien voor commentaar en interessante quotes. Dat helpt bij het bedenken van de eigenlijke copy voor je posts.

*Bedenk content categorieën en maak een content database aan en je vult je content kalender in een mum van tijd in.*

6. Voer je content in (eindelijk!)

Hoera, hoezee - na al dat voorbereidende werk ben je eindelijk klaar om je content kalender te vullen! 🎉

Als je zoiets als een Google Sheet gebruikt (dat kan alles zijn wat je nodig hebt!), dan zijn hier enkele basis items om op te nemen:

Platform of kanaal
Datum
Tijd
Link (indien van toepassing)
Copy
Beeld

Als je gebruik maakt van een content planning tool, zoals CoSchedule of SmarterQueue (mijn persoonlijke favoriet) dan zal dit zichzelf uitwijzen.

7. Organiseer je team

Beslis over duidelijk omschreven rollen voor iedereen in het team:

Wie is verantwoordelijk voor het updaten van de kalender?
Wie zal de posts publiceren?
Wijs je het schrijven van de tekst toe aan een copywriter?
Wie zoekt de afbeeldingen?
Moeten de berichten worden goedgekeurd voordat ze live gaan? Door wie?
Wie heeft toegang nodig tot de kalender? Wie krijgt wat voor toestemming?
Hoe lang van tevoren plan je de content in?
Wat is het proces voor het bedenken van nieuwe content ideeën?

Dit zijn slechts enkele van de vragen die je moet beantwoorden om een efficiënte workflow uit te stippelen.

Zelfs als je op je ukkie een team vormt, is het de moeite om een lean& mean proces op te zetten en te documenteren. Zodra je team groeit, heb je een kant-en-klare handleiding klaar voor gebruik en kan je delegeren! Tsjakkah!

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf kan het ook waardevol zijn om je content kalender te delen met een paar andere teams die er baat bij hebben om te weten wat je van plan bent. Overweeg om je agenda te delen met copywriters, videoproducenten, ontwerpers, projectmanagers en zelfs klanten.

*Hou teamleden op de hoogte door je content kalender te delen en regelmatig redactievergaderingen te organiseren.*

Vergeet niet om regelmatig van redactievergadering te doen. Plan ze ruim voor de volgende publicatieperiode in. Gebruik de vergaderingen om de content in te plannen en om nieuwe ideeën te bedenken.

Bekijk samen ook eens het bereik, de betrokkenheid en andere analytics van vorige periodes. Zo krijg je na verloop van tijd een goede grip op wat werkt - en wat niet.

Analytics kunnen ook worden gebruikt om aanpassingen te maken aan content die je al gepubliceerd hebt te optimaliseren.

8. Plan je content in voor publicatie

Je hebt je agenda klaarliggen: tijd voor een feestelijke dans rond (of op) de tafel! 💃

Er is nog één laatste stap te nemen: het daadwerkelijk publiceren van je content.

Als je niet veel platformen hebt om te beheren of geen grote hoeveelheden berichten moet publiceren, dan kun je er misschien voor kiezen om handmatig op "verzenden" of "publiceren" te drukken. Als je alleen Facebook gebruikt, bijvoorbeeld, kan je gewoon de Facebook publicatietool gebruiken om je berichten op je pagina te zwieren.

Als je echter met verschillende sociale-media-accounts en andere platformen aan het jongleren bent, kan een app voor content planning je een hoop tijd en geld besparen (en ervoor zorgen dat je je mentale gezondheid behoudt). 🙄

Dit zijn een paar van de meest populaire apps voor content-planning:

De meeste van deze tools bieden een gratis proefperiode aan, dus experimenteer om te zien wat het beste bij jou specifieke content-behoeften past. Voor elk potje is er een dekseltje!

Nog een paar laatste tips

Of je nu wekelijks, maandelijks of per kwartaal je content plant, er zijn een paar universele sleutels tot content-kalender-succes:

Pas aan. Een content kalender moet leven en zou moeten veranderen en groeien in functie van jou en je content-behoeften.
Experimenteer, analyseer, herhaal. Experimenteer en onderzoek elementen zoals de beste tijden om je content te plannen, welke platformen het beste werken voor je publiek, enz. Content marketing is een proces, het stopt niet na het klikken op de publiceer-knop of het plaatsen van een bericht.
Er is niet één juiste manier om je content te plannen. Er zijn een miljoen verschillende methoden, templates en benaderingen om uit te kiezen. Speel, probeer regelmatig nieuwe dingen uit en pas ze aan als dat nodig is. Misschien heb je onderweg zelfs een beetje plezier.